Avant de télécharger un document, décidez si vous êtes autorisé à le partager et si l'intégralité du fichier est nécessaire. Vérifiez ensuite les règles de confidentialité et de conservation qui s'appliquent au produit, au compte et aux outils connectés que vous utiliserez. Un nom d’assistant familier ou un forfait payant ne répond pas à ces questions à lui seul.
Identifier le matériel et le but
Notez la tâche prévue : résumer un rapport public, comparer des projets internes approuvés ou extraire des décisions de notes de réunion. Classez le fichier en utilisant les règles actuelles de votre organisation. Si vous n'êtes pas propriétaire du matériel, vérifiez si son propriétaire ou votre lieu de travail autorise cette utilisation.
Inspectez plus que le texte visible. Les fichiers peuvent contenir des commentaires, des révisions suivies, des feuilles masquées, des détails sur l'auteur, des liens intégrés ou d'anciennes pages. Un document qui ressemble à une courte proposition peut également donner lieu à des discussions privées. Examinez une copie avant de décider quoi soumettre.
Fournir le minimum d’entrée utile
Une question concernant une clause peut nécessiter cette clause et ses définitions environnantes, plutôt qu'un contrat entier. Une tâche de formatage peut souvent utiliser un échantillon synthétique. Supprimez les identifiants qui n'affectent pas la réponse, mais préservez les relations et les unités dont l'assistant a besoin pour interpréter correctement l'exemple.
Conservez un original inchangé et étiquetez votre copie modifiée. La rédaction devrait en fait supprimer les informations du fichier que vous téléchargez ; recouvrir le texte avec une forme visible peut laisser le texte sous-jacent disponible. Rouvrez la copie et inspectez ce qu'elle contient avant de l'utiliser.
Lisez les conditions du service que vous avez sélectionné
Vérifiez séparément l'utilisation, la conservation, la suppression, l'accès humain et le traitement par des tiers des données. Une déclaration sur la formation ne répond pas automatiquement à la durée pendant laquelle un fichier reste disponible ou à qui peut accéder à une conversation partagée. Les services grand public, commerciaux, de développement et d'entreprise peuvent avoir des règles distinctes.
Pour un exemple concret, Guide officiel de sécurité et de confidentialité de l'IA de Notion indique que les données client ne sont pas utilisées par défaut pour la formation du modèle et explique séparément les paramètres de rétention et spécifiques au plan. Il s'agit d'une preuve du service documenté de Notion, et non d'une politique qui peut être transférée à tous les autres assistants.
Enregistrez la page de politique et la date de vérification. Si une fonctionnalité utilise une application connectée ou un autre fournisseur de modèles, inspectez les informations applicables à cette fonctionnalité plutôt que de supposer que le flux de travail le plus simple du compte la couvre.
Inspecter le partage et l'accès connecté
Avant de connecter un espace de travail, vérifiez quels dossiers, pages ou comptes deviennent disponibles. Utilisez un accès approprié au travail. Si votre tâche concerne un dossier approuvé, un accès large à chaque lecteur partagé peut ajouter une exposition inutile et un contexte non pertinent.
Examinez la destination avec autant d’attention que l’entrée. Un lien de partage public, un document exporté ou un message envoyé à un autre service peut créer une nouvelle copie de matériel privé. Vérifiez les destinataires et le contenu visible avant de partager. La suppression d'une pièce jointe d'un écran peut ne pas supprimer les copies déjà exportées ou distribuées.
Vérifiez la sortie par rapport à sa source
Demandez à l'assistant de distinguer les informations extraites de l'inférence. Pour un résumé du document, comparez les noms, dates, quantités et décisions importants avec les pages originales. Si la réponse fait référence à un emplacement source, confirmez cet emplacement vous-même. Les contrôles de confidentialité ne garantissent pas l'exactitude du résumé généré.
Conservez un bref enregistrement du produit, du type de compte, du matériel soumis, de l'objectif et de la destination de sortie lorsque votre travail nécessite une piste d'audit. Évitez de placer le contenu sensible dans le dossier lui-même lorsqu'un nom de fichier et une description suffisent.
Vous êtes prêt à procéder lorsque le partage est autorisé, la saisie est limitée à ce dont la tâche a besoin, les contrôles applicables sont compris et le résultat a un chemin de révision clair. Pour la vérification des preuves après la recherche, voir le document séparé guide de vérification des sources.
